Associate Project Manager
VTR Service Group
About the role
About VTR Gruppe
Die VTR Gruppe unterstützt Unternehmen und Konzerne im gesamten deutschsprachigen Raum bei der Bewältigung von Veränderungssituationen. Für unsere expandierende Unternehmensgruppe suchen wir am Standort Salzburg zum nächstmöglichen Termin einen motivierten und qualifizierten Mitarbeiter (m/w/d) in Vollzeit als Associate Project Manager.
Position
Associate Project Manager – Vollzeit (40 h/Woche)
Der Associate Project Manager unterstützt die erfolgreiche Umsetzung von Beratungs‑ und Transformationsprojekten auf Kundenseite durch effiziente Koordination, Kommunikation und administrative Exzellenz. In dieser Rolle sorgen Sie für Struktur, Nachverfolgung und Transparenz im Projektablauf und fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen internen Teams, externen Partnern und Entscheidungsträgern auf Executive‑Level.
Responsibilities
- Planung, Organisation und Koordination von Projektmeetings, Workshops und virtuellen Konferenzen
- Erstellung, Pflege und Verwaltung projektbezogener Aufgaben und Dokumentationen in Abstimmung mit den verantwortlichen Projektmanagern (Meeting Minutes, Statusberichte, Aufgabenlisten, Deliverable‑Tracker, Projekt‑ und Kontaktdatenbank etc.)
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Projekt‑Reviews und Management‑Updates
- Sicherstellung reibungsloser Kommunikations‑ und Informationsflüsse zwischen allen Projektbeteiligten
Your Profile
Fachlich
- Hands‑on Mentalität mit unternehmerischem Denken und Pragmatismus in der Umsetzung
- Abgeschlossenes Studium (z. B. Wirtschaft, Management, Rechtswissenschaften, o. ä.)
- Erste Erfahrung im Projektmanagement‑ oder Consulting‑Umfeld (z. B. als Werkstudent/-in oder im Praktikum) wünschenswert
- Absolut sicherer Umgang mit MS Office 365 (insb. Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) und gängigen Projektmanagement‑Tools
- Kenntnisse gängiger Projektmanagementmethoden (klassisch und agil)
Sprachlich & kommunikativ
- Verhandlungssichere Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (jeweils mind. C1‑Level)
- Professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations‑ und Abstimmungsfähigkeiten auf allen Hierarchieebenen
- Hohe Serviceorientierung und diplomatisches Geschick im Umgang mit Executives
Persönlich
- Strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
- Uneingeschränkte Reisebereitschaft, mit mindestens 50 % Arbeitszeit beim Mandanten
- Bereitschaft, sich ständig weiterzuentwickeln und Neues zu lernen
- Teamplayer‑Mentalität, Zuverlässigkeit und Diskretion
Our Offer
- Spannende Unternehmensmandate mit hoher Umsetzungsgeschwindigkeit in internationalen Organisationen und Konzernen
- Eine verantwortungsvolle Rolle mit direkter Schnittstelle zu Entscheidungsträgern und den Umsetzungs‑Teams
- Persönliche Weiterentwicklung im Bereich Projektmanagement, Governance und Stakeholder‑Kommunikation
- Ein positives und offenes Arbeitsklima mit flachen Hierarchien und kurzen Kommunikationswegen in einem kleinen Team
- Stetige interne/externe Aus‑ und Weiterbildungen
Application
Neugierig geworden? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, in denen Sie uns auch Ihren Fachbereich, Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin und Ihre Gehaltsvorstellung mitteilen, gerne per E‑Mail an hr@vtr-service.eu.
- Die Vergütung erfolgt gemäß Kollektivvertrag für Angestellte im Handwerk, Gewerbe sowie in der Dienstleistung.
- Abhängig von Ihrer Erfahrung und Qualifikation bieten wir eine deutliche Bereitschaft zur Überzahlung.
Wir suchen eine Position in Festanstellung. Daher können wir Freelancer, Interim‑Manager oder Profile von Personalvermittlern leider nicht berücksichtigen.
Requirements
- Hands-on mentality with entrepreneurial thinking and pragmatism in execution.
- Completed studies (e.g., Business, Management, Law, or similar).
- First experience in project management or consulting (e.g., as a working student or intern) is desirable.
- Absolutely proficient in MS Office 365 (especially Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) and common project management tools.
- Knowledge of common project management methods (classic and agile).
- Fluent German and English (at least C1 level) in speaking and writing.
- Professional demeanor, as well as strong communication and coordination skills at all hierarchical levels.
- High service orientation and diplomatic skill in dealing with executives.
- Structured, proactive, and solution-oriented way of working.
- Strong organizational talent and sense of responsibility.
- Unrestricted willingness to travel, with at least 50% of working time at the client's site.
- Willingness to continuously develop and learn new things.
- Team player mentality, reliability, and discretion.
Responsibilities
- Plan, organize, and coordinate project meetings, workshops, and virtual conferences.
- Create, maintain, and manage project-related tasks and documentation in coordination with responsible project managers.
- Support the preparation and execution of project reviews and management updates.
- Ensure smooth communication and information flow between all project participants.
Skills
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