Executive Assistant & Project Manager (m/w/d)

About

Puig ist die Heimat der „Love Brands“ – ein vor mehr als 100 Jahren gegründetes Familienunternehmen, das Wohlbefinden, Selbstvertrauen und Selbstausdruck fördert und gleichzeitig eine bessere Welt hinterlässt. Wir sind ein wichtiger Akteur in der weltweiten Fashion- und Beautyindustrie mit einem großen Portfolio an bekannten Luxusmarken in den Bereichen Mode, Parfüm, Make-up, Hautpflege und Wellness. Unser Standort in Hamburg vertreibt Produkte unserer Eigenmarken Jean Paul Gaultier, Rabanne, Carolina Herrera und Nina Ricci, unserer Nichemarken Byredo, Dr. Barbara Sturm, Dries Van Noten, Penhaligon’s und L’Artisan Parfumeur und der Distributionsmarke Hermès.

Wir besetzen die Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit und unbefristet für unser Office in Hamburg.

Position

Executive Assistant & Project Manager (m/w/d) – Unterstützung unseres Geschäftsführers DACH sowie unserer Directors in verschiedenen strategischen und organisatorischen Themen.

Responsibilities

Executive Support & Projektmanagement

• Direkte Unterstützung des Geschäftsführers DACH im operativen Tagesgeschäft.
• Planung und Organisation von Tagungen, Town Halls, Workshops sowie internen Meetings und Veranstaltungen.
• Koordination von Buchungen (Reisen, Locations, Dienstleistungen) und Terminmanagement.
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sowie strukturierte Bearbeitung paralleler Anfragen.

Administrative Verantwortung & Datenmanagement

• Umfassende administrative Unterstützung des gesamten Teams, inklusive Abrechnungen, Auswertungen sowie organisatorischer und koordinierender Tätigkeiten.
• Laufende Pflege, Qualitätssicherung und Aktualisierung von System- und Prozessdaten.
• Prüfung, Kontierung und Bearbeitung eingehender Rechnungen in SAP.

Office- & Facilitymanagement

• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie strukturierte Dokumentenorganisation.
• Freundlicher Empfang von Gästen, Raumvorbereitung und Bewirtung.
• Telefon- und E‑Mail‑Korrespondenz über zentrale Kanäle.
• Verwaltung von Büro‑ und Verbrauchsmaterialien sowie Bestellwesen und Bestandsmanagement.
• Organisation von Meetings und internen Veranstaltungen, inklusive Raumplanung.
• Koordination externer Dienstleister wie Reinigung, Technik oder Gebäudemanagement.

Requirements

• Du bist eine aufgeschlossene Persönlichkeit und schaust gerne über den Tellerrand hinaus.
• Du bist technisch interessiert und beherrschst MS Office sicher – insbesondere Excel; idealerweise bringst du Erfahrung im Umgang mit SAP und CRM‑Systemen mit.
• Du begeisterst dich für Beauty‑ und Luxusprodukte und hast Freude an der persönlichen wie telefonischen Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern.
• Du liebst neue Herausforderungen, besitzt eine ausgeprägte Service‑ und Kundenorientierung und arbeitest dich schnell in neue Themen ein.
• Du verfügst über gute analytische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und pragmatische Arbeitsweise.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch – sowohl schriftlich als auch mündlich.

Benefits

• Agiles Arbeitsumfeld: Arbeiten in einem international agierenden Familienunternehmen, in dem Werte eine wichtige Rolle spielen
• Arbeitsatmosphäre: Offene und freundliche Arbeitsatmosphäre mit Duz‑Kultur
• Corporate Benefits: Einen monatlichen Lunch‑, Sport‑ und Mobilitätszuschuss
• Mitarbeiterrabatte: Attraktive Mitarbeiterrabatte für unser Produkt‑Portfolio
• Mobiles Arbeiten: Mobile Working möglich an 2 Tagen pro Woche
• Events: Außergewöhnliche Firmenevents, weil uns gemeinsame Momente wichtig sind

Application

Du suchst deine nächste große Herausforderung in der Welt von Luxus und Duft? Dann bewirb dich online und stelle uns sowohl einen CV als auch ein aussagekräftiges Anschreiben unter Angabe deines frühestmöglichen Startzeitpunkts und deiner Gehaltsvorstellung zur Verfügung.

Contact

Puig Deutschland GmbH
Ansprechpartnerin: Lillian Tietgen, Junior HR Business Partner