IT PMO

Als IT PMO agieren Sie als zentrale Koordinationsstelle zwischen Projektleitenden, technischen Teams und Stakeholdern. Sie stellen einen reibungslosen Projektablauf sicher, übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben, pflegen Dokumentationen und unterstützen Qualitäts-, Reporting- und Planungsprozesse. Diese Position eignet sich ideal für Personen, die sowohl Struktur als auch Eigeninitiative schätzen und starke Kommunikations- sowie Organisationsfähigkeiten in komplexen, technischen Projektumgebungen mitbringen.

Wesentliche Aufgaben

Projektkoordination & Support

• Ansprechpartner/in für Projektbeteiligte und Verwaltung des Projektsekretariats.
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Begehungen (inkl. Besuchermanagement und Logistik).
• Protokollführung und Nachverfolgung von Massnahmen.

Dokumentation & Qualität

• Pflege und Verwaltung der Projektdokumentation gemäss internen Richtlinien.
• Bearbeitung und Formatierung technischer Dokumente nach Vorgaben und Standards.

Reporting & Analysen

• Erstellung von Analysen und Berichten mit SAP, Excel, PowerBI und AI‑basierten Tools.
• Unterstützung des Projektcontrollings in Zusammenarbeit mit den Projektleitenden.

Planung & Risikomanagement

• Überwachung von Terminen, Risiken und Abweichungen — proaktive Information der Projektleitung und Vorschläge zu Korrekturmassnahmen.
• Unterstützung der rollierenden Projektplanung und Fortschrittsverfolgung von Teilprojekten.
• Koordination von Abhängigkeiten und Schnittstellen.

Change & Configuration Management

• Unterstützung und Überwachung von Change‑ und Konfigurationsprozessen gemäss Projektstandards.

Beschaffung & Compliance

• Unterstützung bei projektbezogenen Einkaufsaktivitäten.
• Erstellung und Verwaltung von NDAs und relevanten Dokumenten.

Ihr Profil

• Erfahrung im PMO, in der Projektkoordination oder Projektassistenz, idealerweise im IT‑ oder technischen Umfeld.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und hoher Detailfokus.
• Vertraut mit Projektprozessen, Dokumentationsstandards und strukturierten Methoden.
• Sehr gute Kenntnisse in SAP, Excel, PowerBI und modernen Produktivitätstools.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in einem multikulturellen Umfeld.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Stakeholder gleichzeitig zu managen.