IT Project Manager Office

Hier ein kurzer Überblick – die wichtigsten Punkte auf einen Blick

Kategorie	Details
Position	IT Project Manager Office (w/m/d) – Projekt‑Assistenz / PMO
Ort	Wien
Beschäftigungsart	Vollzeit
Gehalt	ab EUR 42 000 p.a. (nach Absprache)
Unternehmen	Renommiertes Zahlungsverkehrs‑Unternehmen (Österreich, international vernetzt)
Team	IT‑Project‑Management‑Team (stabile, langfristige Perspektive)
Aufgaben	• Planung, Administration & Steuerung des gesamten Projektportfolios • Eigenständige Koordination von Terminen, Telefon‑/Videokonferenzen, Meetings & Workshops • Erstellung von Dokumentationen, Beschaffung von Infos, professionelle Korrespondenz mit internen & externen Stakeholder:innen • Protokollierung & Strukturierung von IT‑Meetings (Deutsch + Englisch) • Schnittstellenfunktion zwischen internen Bereichen & externen Partner:innen • Moderation von Workshops und unterstützende Mitarbeit in verschiedenen Projekten
Anforderungen	• Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise Fachhochschule mit Schwerpunkt IT‑Projektmanagement • Erste Erfahrung im IT‑Projektmanagement (z. B. als Projektassistenz oder im PMO) • Sehr sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint (ansprechende Aufbereitung von Infos) • Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse, klare und überzeugende Ausdrucksfähigkeit
Benefits	• Verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem stabilen Unternehmen mit österreichweiter und internationaler Relevanz • Moderne, ergonomische Arbeitsplätze • Sehr gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr in Wien • Teilnahme an internen Events & Team‑Aktivitäten • Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsklima
Unternehmensgröße	15 Mitarbeiter:innen (gegründet 2014)
Branche	Verkauf, Kundenberatung, Promotion (im Kern: Zahlungsverkehr & digitale Transaktionen)
Arbeitgeber	apsa personnel concepts GmbH – Personaldienstleister mit Fokus auf IT, Finance & Sales

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Wie du dich optimal bewerben kannst

1. Anschreiben – Fokus auf die geforderten Kernkompetenzen

Geforderte Kompetenz	Wie du das im Anschreiben betonst
Projekt‑Administration & Portfolio‑Steuerung	Beschreibe ein konkretes Beispiel, bei dem du ein Projekt‑ oder Portfolioplan erstellt, überwacht und erfolgreich abgeschlossen hast (z. B. „Ich habe das Projekt‑Dashboard für X‑Projekt gepflegt und dadurch die Termin‑ und Budget‑Transparenz um 20 % erhöht.“).
Koordination von Terminen & Workshops	Nenne, wie du regelmäßig Meetings, Videokonferenzen und Workshops organisiert hast – inkl. Tools (Outlook, Teams, Zoom) und ggf. die Anzahl der Teilnehmer.
Dokumentation & Stakeholder‑Kommunikation	Zeige, dass du professionelle Protokolle, Reports und Präsentationen erstellt hast und dabei sowohl intern als auch extern (z. B. mit Dienstleistern) kommuniziert hast.
Deutsch + Englisch	Erwähne, dass du bereits in bilingualen Projekten gearbeitet hast und Beispiele für englischsprachige Präsentationen oder Protokolle gibst.
MS Office / PowerPoint	Verweise auf ein konkretes PowerPoint‑Deck, das du gestaltet hast (z. B. „Erstellung einer 30‑Folie‑Präsentation für das Jahres‑Kick‑off‑Meeting, das von 150 Teilnehmenden positiv bewertet wurde.“).

Tipp: Halte das Anschreiben auf maximal 350 Wörter und beginne mit einem kurzen, prägnanten Satz, der deine Motivation und den Mehrwert für das Unternehmen zusammenfasst.

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2. Lebenslauf – Struktur & Highlights

Abschnitt	Inhalt (Beispiel)
Persönliche Daten	Name, Adresse, Telefon, E‑Mail, LinkedIn (falls vorhanden)
Profil / Summary	2‑3 Zeilen: „Erfahrene Projektassistenz mit Schwerpunkt IT‑PMO, stark in Organisation, Kommunikation und PowerPoint‑Design.“
Berufserfahrung	Projektassistenz, XYZ GmbH (01/2022 – 08/2024) • Verwaltung des Projekt‑Portfolios (10 laufende Projekte) • Koordination von wöchentlichen Status‑Meetings (Deutsch/Englisch) • Erstellung von Präsentationen & Reports für das Management PMO‑Mitarbeiter, ABC AG (09/2020 – 12/2021) • Aufbau eines zentralen Dokumenten‑Repos (SharePoint) • Moderation von 5‑tägigen Workshops zur Prozessoptimierung
Ausbildung	FH Wien – Bachelor in Wirtschaftsinformatik (Schwerpunkt IT‑Projektmanagement)
Kenntnisse	MS Office (Excel, PowerPoint, Outlook), MS Project, Jira, Confluence, Deutsch (C2), Englisch (C1)
Zusätzliche Zertifikate	PRINCE2 Foundation (optional), Agile Scrum Master (optional)

Tipp: Nutze Bullet‑Points und beginne jede Zeile mit einem starken Aktionsverb (z. B. „Koordinierte“, „Erstellte“, „Optimierte“).

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3. Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch

Mögliche Frage	Stichpunkte für deine Antwort
Wie organisierst du ein großes Projekt‑Kick‑off‑Meeting?	• Zieldefinition, Agenda‑Erstellung, Einladung aller Stakeholder (intern & extern) • Raum‑/Virtuelle‑Setup (Teams, Technik‑Check) • Vorbereitung von Präsentations‑ und Dokumentationsmaterial • Follow‑Up‑Mail mit Protokoll & To‑Do‑Liste
Wie gehst du mit widersprüchlichen Prioritäten von Stakeholdern um?	• Klare Priorisierung nach Projektzielen und Business‑Impact • Transparente Kommunikation (z. B. RACI‑Matrix) • Eskalation nur, wenn nötig, an den Projekt‑Sponsor
Erzähle von einer Situation, in der du ein Problem im Projekt frühzeitig erkannt hast.	• Beispiel: Fehlende Ressourcen‑Planung → Frühzeitige Analyse, Erstellung eines Ressourcen‑Dashboards, rechtzeitige Anpassung des Projektplans
Wie stellst du sicher, dass deine PowerPoint‑Präsentationen professionell und ansprechend sind?	• Einheitliche Corporate‑Design‑Vorlagen, klare Gliederung, visuelle Elemente (Diagramme, Icons), Storytelling‑Ansatz, Review durch Kolleg:innen

Praktische Vorbereitung:

• Mock‑Interview mit einem Freund oder Coach (Deutsch & Englisch).
• STAR‑Methode (Situation, Task, Action, Result) für jede Beispiel‑Antwort.
• Unternehmensrecherche: Zahlungsverkehrs‑Markt in Österreich, aktuelle Trends (z. B. Instant‑Payments, PSD2).

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4. Bewerbungsunterlagen einreichen

1. PDF‑Dateien – Benenne sie eindeutig: Vorname_Nachname_Anschreiben.pdf und Vorname_Nachname_Lebenslauf.pdf.
2. Betreffzeile (falls per E‑Mail): Bewerbung IT Project Manager Office – Ref. XYZ (Ihr Name).
3. Kurznachricht (optional): „Sehr geehrte Frau / Herr …, anbei meine Unterlagen für die Position IT Project Manager Office. Ich freue mich auf die Möglichkeit, Sie in einem persönlichen Gespräch von meiner Motivation und meinem Mehrwert zu überzeugen.“

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Noch ein kleiner Bonus: Ein kurzer Muster‑Anschreiben‑Auszug (Deutsch)

Sehr geehrte Frau Müller,

mit großem Interesse habe ich Ihre Ausschreibung für die Position IT Project Manager Office gelesen. Als erfahrene Projektassistenz bei der XYZ GmbH habe ich in den letzten drei Jahren das gesamte Projektportfolio von über zehn IT‑Initiativen erfolgreich administriert, Termine koordiniert und Workshops moderiert – stets in einem bilingualen Umfeld (Deutsch/Englisch).

Meine Stärke liegt darin, komplexe Informationen strukturiert aufzubereiten und in ansprechenden PowerPoint‑Präsentationen zu visualisieren. So konnte ich das Management‑Reporting um 25 % effizienter gestalten und die Entscheidungsfindung beschleunigen.

Ich bin überzeugt, dass ich mit meiner strukturierten Arbeitsweise, meinem sicheren Umgang mit MS Office und meiner ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit einen wertvollen Beitrag zu Ihrem IT‑Project‑Management‑Team leisten kann.

(Der Rest folgt mit konkreten Beispielen, Motivation und einem freundlichen Abschluss.)

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Fazit

• Kurz und präzise: Betone deine Erfahrung im PMO, deine Organisations‑ und Kommunikationsskills sowie deine bilingualen Fähigkeiten.
• Visuell ansprechend: Nutze ein klares Layout im Lebenslauf und professionelle PowerPoint‑Vorlagen im Anschreiben (falls du ein Beispiel‑Deck beifügst).
• Vorbereitung: Simuliere das Gespräch, recherchiere das Unternehmen und die Branche, und sei bereit, konkrete Beispiele zu geben.

Viel Erfolg bei deiner Bewerbung! Wenn du noch ein vollständiges Anschreiben, ein Review deines Lebenslaufs oder ein paar Interview‑Fragen‑Übungen brauchst – sag einfach Bescheid. 🚀