IT-Projektkoordinator

Wir betreuen Non-Profit-Organisationen in Berlin – Vereine, Stiftungen und NGOs – mit verlässlicher IT und stabilen Webprojekten. Unsere Kund:innen sind Organisationen wie das Deutsche Kinderhilfswerk, die Technologiestiftung Berlin oder die Weltbank Group.

Damit unsere Projekte sauber laufen, braucht es jemanden, der den Faden in der Hand hält: IT-Projekte koordinieren, Kunden begleiten, Deadlines nachhalten und dafür sorgen, dass aus Anforderungen verlässliche Lieferungen werden.

Deine Rolle

Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Team und externen Dienstleistern. Du sorgst dafür, dass Projekte strukturiert vorankommen, Erwartungen klar sind und Übergaben sauber funktionieren – ohne Drama, mit Übersicht.

Was du bei uns machst

Projektsteuerung

• IT-Projekte koordinieren (M365-Migrationen, Geräte-Rollouts, Webprojekte mit WordPress oder Next.js)
• Anforderungen mit Kunden klären, Scope definieren, Lieferplan aufsetzen
• Deadlines, Meilensteine und offene Punkte aktiv nachhalten
• Übergaben zwischen Teammitgliedern strukturiert organisieren

Kunden & Kommunikation

• Erste Ansprechperson für Kund:innen bei Projektthemen
• Zwischen IT-Sprache und Kundensicht übersetzen
• Erwartungen managen, Zusagen nachhalten, Eskalationen rechtzeitig
• Status-Updates und Reporting in einer Sprache, die auch Stiftungs-Geschäftsführungen verstehen

Meetings & Übergaben

• Meetings vor- und nachbereiten (Agenda, Zusammenfassungen, To-dos, Follow-ups)
• Sicherstellen, dass aus Gesprächen verbindliche Aktionen werden
• Doku auf dem aktuellen Stand halten (Notion, Tickets)

Workload & Ressourcen

• Auslastung im Team im Blick behalten
• Frühzeitig erkennen, wenn etwas kippt – Rückmeldung geben, gegensteuern
• Kapazitätsplanung für neue Projekte mitdenken

IT-Beschaffung (Projektseite)

• Anforderungen für Geräte und Lizenzen mit Kunden und Team klären
• Beschaffungs-Briefings an Office & HR weitergeben
• Lieferungen in Projektpläne einplanen

Qualitätssicherung & Prozesse

• Sicherstellen, dass Projekte sauber dokumentiert sind
• Projekt-Standards weiterentwickeln (Templates, Checklisten, Übergaben)
• Mitdenken: Was läuft schief? Was lässt sich automatisieren?

Was du mitbringen solltest

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Projektmanagement, idealerweise bei einem IT-Dienstleister, einer Agentur oder in der IT-Beratung
• Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten – du treibst Themen voran, ohne dass jemand dich erinnert
• Kommunikationsstark und unaufgeregt – kein Overengineering, klare Worte
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Tools wie Notion, Google Workspace oder M365, Ticketsystemen
• Grundverständnis für IT-Themen (kein Deep Tech, aber du verstehst, was eine M365-Migration ist)

Nice to have

• Erfahrung mit IT-Migrationen, Cloud-Rollouts oder Webprojekten (WordPress, Next.js)
• PM-Methodik (Scrum/Kanban-Basics, OKRs)
• Erfahrung mit Automatisierungstools (Make.com, n8n, Zapier)
• Berührungspunkte mit Non-Profit, NGO oder Stiftung

Was wir dir bieten

• Gehalt: 45.000 – 65.000 € brutto/Jahr (je nach Erfahrung, bei Teilzeit anteilig)
• Vollzeit oder Teilzeit (28–40 Stunden) – wir finden ein Modell, das passt
• Arbeit mit Sinn: du steuerst Projekte für Organisationen, die gesellschaftlich etwas bewegen
• Schlüsselrolle in einem kleinen, wachsenden Team mit kurzen Wegen – kein Konzern-Overhead, echtes Mitgestalten
• Hybrid: einladendes Büro (guter Kaffee!) in Berlin-Schöneberg + bis zu 80 % Remote möglich
• Bezahlte Fortbildungen
• Regelmäßig gemeinsam raus – Teamreise in die Berge oder ans Meer
• Weitere Benefits wie Gym-Membership oder Deutschlandticket besprechen wir gerne persönlich

Schick uns deinen Lebenslauf – ein Anschreiben ist kein Muss, aber wir freuen uns, wenn du uns kurz erzählst, warum die Stelle dich anspricht.