Operations & Project Manager (m/w/d)

Über Looops

Looops steht für natürliche Düfte und Produkte, die mit Sorgfalt in Elixhausen bei Salzburg entstehen. Wir arbeiten mit hochwertigen Inhaltsstoffen und legen Wert auf klares Design und eine klare, hochwertige Markenpräsenz.

Du hältst gern Fäden zusammen – von Lieferant·innen über Materialien bis zu neuen Produkten?
Du hast Freude daran, Dinge strukturiert voranzubringen, Timings im Blick zu behalten – und dafür zu sorgen, dass alles da ist, wenn es gebraucht wird?
Du möchtest nah an Produkten und Prozessen arbeiten – und in einem kleinen Team Verantwortung für Einkauf, Lieferant·innen und konkrete Projekte übernehmen?

Dann passt du gut zu uns.

Deine Rolle bei Looops

Als Operations & Project Manager·in mit Schwerpunkt Produkte, Materialien & Lieferant·innen bist du eine zentrale Drehscheibe rund um unsere Produktwelt. Du sorgst dafür, dass Materialien rechtzeitig da sind, unsere Lieferant·innenbeziehungen verlässlich laufen – und neue Produkte sowie Packaging-Themen strukturiert umgesetzt werden.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und der Produktentwicklung zusammen, planst und koordinierst Aufgaben, behältst Timelines im Blick und fragst nach, wenn etwas zu kippen droht. Gleichzeitig packst du im Alltag pragmatisch mit an – kümmerst dich um Bestellmengen und übernimmst auch kleinere Ad‑hoc‑Aufgaben.

Was dich erwartet

Einkauf & Lieferantenmanagement mit Überblick

• Du betreust unsere bestehenden Lieferant·innen, hältst die Fäden in der Hand und pflegst eine klare, wertschätzende Kommunikation – überwiegend auf Deutsch, bei Bedarf auch auf Englisch.
• Du planst und organisierst Nachbestellungen von Produktionsmaterialien, behältst Mindestbestellmengen, Lieferzeiten und Lagerbestände im Blick – und sorgst dafür, dass es nicht zu Engpässen kommt.
• Du holst Preise und Konditionen ein, klärst offene Punkte – und bist Ansprechperson, wenn einmal etwas nicht passt (Reklamationen, Qualitätsabweichungen, Fehllieferungen).
• Wo es sinnvoll ist, recherchierst und evaluierst du neue Lieferant·innen: Du holst Informationen und Muster ein, vergleichst Angebote, bereitest Entscheidungen mit der Geschäftsführung vor – und baust im Anschluss eine verlässliche Zusammenarbeit auf.

Projektmanagement für neue Produkte & Packaging

• Du begleitest neue Produkte und Limited Editions – von ersten Abstimmungen bis zum Go‑live – und hältst Timelines, To‑dos und Abhängigkeiten im Blick. Du erinnerst aktiv an Deadlines, priorisierst mit den Beteiligten und sorgst dafür, dass Dinge nicht liegenbleiben.
• Du koordinierst Beteiligte wie Geschäftsführung, Produktentwicklung, Grafik, Produktion und externe Partner·innen – und sorgst dafür, dass alle wissen, was bis wann zu tun ist.
• Du bringst dich bei Packaging‑Projekten ein – etwa bei neuen Tragetaschenformaten oder Verpackungsanpassungen – und stimmst dich mit Grafiker·innen ab. Wenn du selbst mit Tools wie InDesign umgehen kannst, ist das ein Plus, aber kein Muss.
• Du arbeitest in Notion (Projekt‑ und Task‑management), denkst Prozesse mit und hilfst mit, unseren Launch‑Prozess pragmatisch weiterzuentwickeln.

Kundenkontakt & Office – in überschaubarem Umfang

• Im Customer Service übernimmst du einen kleineren, aber wichtigen Teil: Du unterstützt bei ausgewählten Anfragen per E‑Mail oder Telefon – immer mit klarer, freundlicher und lösungsorientierter Kommunikation. Der Schwerpunkt deiner Rolle liegt jedoch klar auf Einkauf, Lieferant·innen und Projekten.
• Du betreust unseren Manufaktur‑Shop in Elixhausen: Du berätst Kund·innen vor Ort und wickelst Einkäufe ab – dieser Vor‑Ort‑Kundenkontakt ist dabei ein kleiner, aber fixer Teil deiner Rolle.
• Im Office‑Bereich sorgst du im Hintergrund für einen reibungslosen Alltag: Du behältst Post, kleinere Besorgungen, Bewirtung sowie einzelne interne Aktivitäten und Team‑Events im Blick – ohne dass dies der Kern deiner Rolle ist.

Raum für Entwicklung

• Die Rolle ist so angelegt, dass sie mit dir mitwachsen kann: Je nach deinen Stärken kannst du mehr Verantwortung in Projekten, im Lieferant·innenbereich oder in Prozessen übernehmen.
• Du bekommst die Möglichkeit, Dinge weiterzudenken, Abläufe zu verbessern – und gemeinsam mit uns neue Wege in Produkt‑ und Operations‑Themen zu gestalten.

Was du mitbringst

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Hintergrund – wichtiger als der genaue Abschluss ist uns deine Berufserfahrung.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einem Umfeld, in dem Organisation, Abstimmung und Verantwortung im Alltag eine Rolle spielen (z. B. Operations, Einkauf, Projektkoordination, Produktorganisation, Produktion).
• Sehr gutes Zahlenverständnis und ein klarer Blick für Mengen, Timings und Zusammenhänge.
• Sehr hohe Selbstorganisation und Priorisierung: Du kannst mehrere Themen parallel führen, ohne den Überblick zu verlieren – und setzt Vereinbartes verlässlich um.
• Struktur, Prozessdenken und ein pragmatischer, hands‑on Zugang – du bist dir auch für kleine Aufgaben nicht zu schade, wenn sie helfen, dass das Ganze läuft.
• Digitale Tools sind für dich selbstverständlich; du arbeitest routiniert mit Systemen, nutzt Notion oder ähnliche Tools gern – und hast keine Scheu, dich in neue Anwendungen einzuarbeiten. Diese Rolle passt ideal zu Menschen mit ausgeprägter IT‑Affinität, die auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behalten und strukturiert arbeiten und dabei aufblühen.
• Deutsch auf Muttersprachniveau sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um E‑Mails mit internationalen Partner·innen sicher zu formulieren und einfache Gespräche zu führen.
• Klare, ruhige Kommunikation – insbesondere, wenn es eng wird: Du sprichst Timelines, Engpässe und offene Punkte transparent an und bleibst dabei sachlich und verlässlich.
• Offenheit für natürliche Produkte, Interesse an Duft, Design und Wirkung – und Lust, dich mit der Looops‑Haltung zu identifizieren.

Was du bekommst

• Eine Marke, die für Natürlichkeit, Qualität und Haltung steht – und Raum bietet, dich einzubringen.
• Ein kleines Team, in dem deine Arbeit sichtbar wirkt – mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung.
• Klare Aufgaben im Bereich Produkte, Lieferant·innen und Projekte – und Gestaltungsspielraum, der sich mit deinen Stärken entwickeln darf.
• Kernarbeitszeiten (Mo–Do 8.30–16 Uhr, Fr 8.30–12 Uhr) – tageweises Homeoffice nach Absprache möglich.
• Flexibel planbaren Urlaub – plus zwei Wochen Weihnachtspause.
• Täglich frisches, kostenloses Mittagessen – gesund und gemeinsam.
• Mitarbeiterrabatt auf alle Looops‑Produkte.
• Einen gut erreichbaren Arbeitsplatz in Elixhausen – mit Busanbindung und Parkplatz.
• Ein Jahresgehalt ab 36.000 EUR brutto (40 h/Woche) – mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung.

Meld dich bei uns

Wenn du dich in dieser Rolle wiedererkennst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Erzähl uns in einem kurzen Schreiben, warum du gut zu Looops passt – und welche Erfahrung du im Zusammenspiel von Produkten, Lieferant·innen und Organisation mitbringst.

Quereinsteiger·innen mit starkem Operations‑ oder Projektmanagement‑Hintergrund sind ausdrücklich willkommen:

Wenn du digital affin bist, seit mehreren Jahren Abläufe und Projekte im Arbeitsalltag koordinierst und Erfahrung im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner·innen hast – und Lust auf natürliche Premium‑Produkte – bist du bei uns richtig.

Bitte schick deinen Lebenslauf an:

karriere@looops.at
z. H. Anja Innerhofer