a Business Analist

Functieomschrijving

Ministerie van Defensie – Business analist

Functie: Business analist
Locatie: –
Uren per week: 32 uren per week

---

Rolomschrijving en taakafspraken

eCF‑profiel

Deze opdracht is gebaseerd op het European e‑Competence Framework (e‑CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT‑competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF‑profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e‑1 t/m e‑5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol de kandidaat vervulde
• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF‑competenties en het niveau

Cv’s waarin de gevraagde eCF‑competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.

---

Opdrachtomschrijving

De komende 2 jaar wordt een nieuw Document Management Systeem (DMS) binnen Defensie geïmplementeerd per Defensie‑onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando’s, Directies en Diensten). Parallel worden meerdere onderdelen tegelijk geïmplementeerd.

Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatie gestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021‑2026) de regie en coördinatie voert.

Defensie Open op Orde (DOO) levert naast verbeteringen op gebied van een open en transparante overheidsorganisatie een belangrijke bijdrage aan de Defensie Visie 2035 maatregelen op gebied van informatie gestuurd werken (IGW), optreden (IGO) en gezaghebbende informatiepositie. Het programma is geplaatst onder de Defensie Bestuursstaf. Het programma faciliteert de defensie‑onderdelen in de verbetering van een doelmatige informatiehuishouding, informatieverstrekking en I‑vakmanschap. Voor de implementatie van DefDoc wordt nauw samengewerkt met het ontwikkel‑ en beheerteam vanuit JIVC, de IV/ICT‑organisatie.

DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe document‑ en records‑managementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA‑systeem en wordt in het komende jaar bij alle defensie‑onderdelen stapsgewijs geïmplementeerd.

Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF‑profiel soortelijke functie.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveaus

• Identificeert en beheert gestructureerde en ongestructureerde informatie en houdt rekening met het beleid voor informatieverspreiding.

• Creëert informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken.

• Begrijpt de juiste tools die kunnen worden ingezet om bedrijfskennis te creëren, te extraheren, te onderhouden, te vernieuwen en te verspreiden om zo te profiteren van het informatie‑item.

• eCF3 Senior Professional / Manager: het analyseren van bedrijfsprocessen en bijbehorende informatie en het daarmee voorzien in de meest geschikte informatiestructuur

• eCF4 Lead Professional / Senior manager: de juiste informatiestructuur integreren in de organisatie‑omgeving

Samenvattende opgave en missie
Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet‑functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

---

Taken

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerp gerelateerde processen
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
• Bied mogelijke ICT‑oplossingen die voldoen aan de ICT‑strategie
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
• Analyseer vereiste informatie en documenten
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties

---

Wensen / Vereisten

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF‑profiel.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie of een andere overheidsorganisatie met > 1000 medewerkers.
• Kandidaat heeft bij voorkeur een certificaat op gebied van Lean Six Sigma, Prince 2 en/of SAFe.
• Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met informatiehuishouding en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
• Kandidaat is bij voorkeur pro‑actief en bezit sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden en is een teamspeler.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met Filenet.

---

Werk- en thuiswerkregeling

• Frequentie thuiswerken: 2 dagen per week
• Hybride werken: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken m.b.t. thuiswerken gaan altijd in overleg met de behoeftesteller.

Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt aanwezigheid op locatie van een Defensie‑onderdeel verwacht. Flexibiliteit in werklocatie wordt gevraagd, waaronder programma‑hoofdlocatie Den Haag en Defensie‑onderdelen locaties als Den Helder, Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk.

---

Bedrijfsgegevens

Ministerie van Defensie

• Opleidingsniveau: HBO
• Carrièreniveau: Ervaren
• Uren: 32 uur per week